Gmina Osie

Zarządzenie nr 116/12Wójta Gminy Osiez dnia 24 września 2012w sprawie nadania regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy Osie

Zarządzenie nr 116/12
Wójta Gminy Osie
z dnia 24 września 2012

w sprawie nadania regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy Osie


Nadaje się regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Osie zwany dalej „Regulaminem”.


§ 1. Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy  Osie określa:
1) zasady kierowania Urzędem,
2) organizację wewnętrzną Urzędu,
3) zadania wspólne komórek organizacyjnych,
4) szczegółowe zasady działania komórek organizacyjnych,
5) podstawowe zasady opracowywania projektów aktów prawnych wydawanych przez Radę i Wójta,
6) tryb przyjmowania i załatwiania indywidualnych spraw obywateli oraz skarg i wniosków,
7) organizację i prowadzenie działalności kontrolnej,
8) zasady podpisywania pism,
9. Zasady zamawiania, używania i przechowywania pieczęci urzędowych.
§ 2. Ilekroć w regulaminie jest mowa o Gminie, Radzie, Wójcie, Sekretarzu, Skarbniku, Urzędzie, Regulaminie, należy przez to rozumieć odpowiednio: Gminę Osie, Radę Gminy Osie, Wójta Gminy Osie, Sekretarza Gminy, Skarbnika Gminy, Urząd Gminy Osie, Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Osie.
§ 3. Siedzibą Urzędu jest miejscowość Osie.
§ 4. Urząd jest pracodawcą w rozumieniu przepisów prawa pracy.
§ 5. 1. Urząd prowadzi gospodarkę finansową na zasadach określonych dla jednostek budżetowych.
      2. Działalność Urzędu jest finansowana z budżetu gminy.
§ 6. 1.Wójt wykonuje zadania przy pomocy Urzędu
      2. Do zakresu działania Urzędu należy zapewnienie warunków należytego wykonywania zadań spoczywających na Gminie:
1) zadań własnych;
2) zadań zleconych w granicach ustawowych;
3) zadań wykonywanych na podstawie porozumienia z organami administracji rządowej
(zadań powierzonych);
4) zadań publicznych powierzonych Gminie w drodze porozumienia międzygminnego;
5) zadań publicznych powierzonych Gminie w drodze porozumienia komunalnego zawartego z powiatem;
6) innych zadań określonych przepisami prawa oraz zarządzeniami Wójta.
      3. Urząd może prowadzić niektóre sprawy innych gminnych jednostek organizacyjnych, których statuty lub regulaminy tak stanowią.
§ 7. Obowiązki Urzędu, jako zakładu pracy określa Regulamin Pracy Urzędu Gminy ustalony zarządzeniem  Wójta Gminy.

§ 8. 1. Kierownikiem Urzędu jest Wójt, który wykonuje swoje czynności przy pomocy Sekretarza i Skarbnika, określając przy tym ich zadania.
       2. Wójt dokonuje czynności z zakresu prawa pracy na zasadach określonych odrębnymi przepisami.
3. Wójt:
1) kieruje bieżącymi sprawami Gminy i reprezentuje ją na zewnątrz,
2) kieruje i nadzoruje pracą Urzędu,
3) wykonuje czynności organu obrony cywilnej,
4) wykonuje czynności przełożonego w stosunku do kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
5) składa oświadczenie woli w sprawach związanych z prowadzeniem bieżącej działalności Gminy,
6) wydaje zarządzenia, regulaminy i instrukcje,
7) wydaje decyzje w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej należących do właściwości Gminy,
8) może upoważnić na piśmie pracowników Urzędu do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych,
9) udziela pełnomocnictwa w sprawach należących do jego wyłącznej kompetencji,
10)  wykonuje uchwały rady gminy i zadania gminy określone przepisami prawa.
11) przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkobiercy.
§ 9.  W czasie nieobecności Wójta zadania i kompetencje w zakresie kierowania Urzędem wykonuje  Sekretarz .
§ 10. Sekretarz Gminy wykonywania czynności z zakresu prawa pracy wobec Wójta, za wyjątkiem czynności związanych z nawiązaniem i rozwiązaniem stosunku pracy oraz ustalania wysokości wynagrodzenia.
§ 11. l. Do zadań Sekretarza należy:
1) zapewnienie warunków organizacyjnych umożliwiających sprawne wykonywanie zadań przez Radę i Urząd,
2) nadzór nad przygotowaniem przez referaty i samodzielne stanowiska projektów uchwał Rady,
3) nadzorowanie postępowania administracyjnego w zakresie terminowości i zgodności
z prawem załatwiania spraw obywateli,
4) nadzór nad czasem pracy pracowników samorządowych,
5) nadzorowanie przestrzegania zasady rzetelnego i terminowego załatwiania spraw obywateli przez poszczególne stanowiska pracy,
6) nadzór nad załatwianiem skarg i wniosków,
7) organizacja kontroli wewnętrznej,
8) udział w negocjowaniu warunków porozumień w zakresie przyjmowania i przekazywania zadań,
9) zapewnienie podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników (dotyczy kursów
i szkoleń), oraz poziomu i stylu pracy,
10) współpraca z sołectwami i zapewnienie udziału przedstawicieli gminy na zebraniach wiejskich,
11) współpraca z przewodniczącym Rady Gminy i przewodniczącymi komisji stałych
i doraźnych Rady Gminy,
12) przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkobiercy.
13) przygotowywanie aktów prawnych dotyczących organizacji i funkcjonowania Urzędu;
14) wykonywaniu zadań związanych z organizacją wyborów i referendów;
15) z upoważnienia Wójta poświadczanie własnoręczności podpisów i kserokopii pism z oryginałem;
16) nadzór nad pracami społecznie użytecznymi;
17) w czasie nieobecności Wójta kierowania korespondencji przychodzącej kierownikom referatów i na poszczególne stanowiska.
        2. Wójt może powierzyć Sekretarzowi prowadzenie spraw gminy w swoim imieniu.
 § 12. 1. Skarbnik zapewnia prawidłową gospodarkę finansową gminy i jako główny księgowy budżetu realizuje wynikające z tego tytułu zadania określone w odrębnych przepisach.
       2. Skarbnik Gminy jest kierownikiem Referatu Finansów i Rachunkowości.
       3. Do zadań Skarbnika należy w szczególności:
1) kontrasygnata oświadczeń woli składanych w imieniu Gminy, jeżeli mogą one spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych;
2) nadzorowanie prac dotyczących opracowania projektu budżetu Gminy;
3) współpraca z Wójtem przy opracowywaniu projektu budżetu i przy jego realizacji;
4) przekazywanie pracownikom wytycznych do opracowywania niezbędnych informacji do projektu budżetu czuwanie nad prawidłową realizacją budżetu Gminy i opracowywanie określonych analiz i sprawozdań w tym zakresie;
5) opracowywanie okresowych analiz i sprawozdań z realizacji budżetu Gminy na potrzeby Rady Gminy, Wójta, gminnych jednostek organizacyjnych i innych instytucji uprawnionych do żądania takich informacji;
6) zapewnienie prawidłowego dysponowania kredytami budżetowymi;
7) dokonywanie kontroli finansowej oraz przygotowywanie i organizacja obiegu dokumentów finansowych;
8) kontrolowanie gospodarki finansowej jednostek i zakładów budżetowych;
9) koordynuje i dokonuje podsumowania wyników kontroli zarządczej;
10) przygotowywanie projektów uchwały Rady  i zarządzeń Wójta objętych zakresem nadzoru regionalnej izby obrachunkowej.
     § 13. Do zadań i obowiązków kierowników komórek organizacyjnych należy:
1) kierowanie całokształtem pracy komórki organizacyjnej, zapewnienie prawidłowego
i terminowego wykonywania zadań komórki wynikających z niniejszego regulaminu
i innych przepisów prawa,
2) nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników postanowień regulaminów obowiązujących w urzędzie oraz tajemnicy państwowej, służbowej i skarbowej,
3) nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników komórki organizacyjnej czynności kancelaryjnych,
4) prowadzenie i aktualizacja baz danych w postaci zapisów elektronicznych według kompetencji merytorycznych komórki organizacyjnej, współpraca z osobą prowadzącą sprawy informatyzacji w Urzędzie w zakresie aktualizacji danych,
5) usprawnianie organizacji, metod i form pracy komórki organizacyjnej,
6) załatwianie indywidualnych spraw z zakresu administracji publicznej w zakresie udzielonych upoważnień,
7) opracowywanie projektów aktów prawnych organów Gminy oraz ich realizacja,
8) sporządzanie projektów odpowiedzi na interpelacje, wnioski i zapytania radnych oraz wystąpienia komisji Rady, a także przygotowywanie materiałów niezbędnych do udzielenia odpowiedzi,
9) udzielanie wyjaśnień w sprawach petycji, skarg , wniosków i interwencji,
10) współdziałanie z innymi komórkami organizacyjnymi w celu realizacji zadań wymagających uzgodnień,
11) współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi w celu realizacji zadań wymagających uzgodnień,
12) opracowywanie sprawozdań i informacji wynikających z odrębnych przepisów, zarządzeń i poleceń Wójta,
13) uczestnictwo w sesjach Rady i w miarę potrzeb w posiedzeniach komisji Rady zgodnie z dyspozycją Wójta,
14) współdziałanie z organami administracji publicznej, organizacjami pozarządowymi
i społecznymi,
15) realizacja zadań wynikających z ustawy o działalności pożytku publicznego
i o wolontariacie oraz współpraca z organizacjami pozarządowymi w zakresie realizowanych zadań przez komórki organizacyjne,
16) wykonywanie zadań i obowiązków w zakresie obronności i ochrony ludności,
17) podnoszenie jakości świadczonych usług na rzecz interesantów poprzez stałe doskonalenie się.

§ 14. 1.W skład Urzędu wchodzą następujące referaty i  stanowiska:
1) Referat Organizacyjny,
2)Referat Finansów i Rachunkowości
3)Referat Rolnictwa, Ochrony Środowiska, Budownictwa i Gospodarki
Komunalnej ,
4) Urząd Stanu Cywilnego,
5) Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych,
6) Administrator Systemów Teleinformatycznych,
7) Administratora Bezpieczeństwa Informatycznego,
8) Pełnomocnik ds. Rozwiązywania Problemów Alkoholowych,
9) Inspektor bezpieczeństwa teleinformatycznego.
§ 15. 1. Poszczególnymi referatami kierują ich kierownicy na zasadzie jednoosobowego kierownictwa i odpowiedzialności za wyniki pracy referatu
     2.W przypadkach uzasadnionych wielością realizowanych przez referat zadań Wójt  może utworzyć stanowisko zastępcy kierownika.
    3. W referatach gdzie brak etatowego zastępcy, w czasie nieobecności kierownika zastępstwo pełni wyznaczony przez niego pracownik.
§ 16. 1. Zakresy czynności kierowników Referatów, kierownika Urzędu Stanu Cywilnego   opracowuje Sekretarz, a zatwierdza Wójt.
2. Szczegółowe zakresy czynności pracowników referatu opracowuje kierownik Referatu a zatwierdza Wójt.
3. Pracownik potwierdza własnoręcznym podpisem przyjęcie powierzonego zakresu czynności, który podlega włączeniu do akt osobowych pracownika.


§ 17. Do wspólnych zadań referatów należy w szczególności:
1) posiadanie i znajomość przepisów prawnych w zakresie: prawa samorządowego, postępowania administracyjnego, przepisów gminnych oraz bieżąca ich aktualizacja;
2) przygotowywanie projektów aktów prawnych i innych materiałów wnoszonych pod obrady Rady, jej komisji oraz Wójta;
3) opracowywanie projektów decyzji administracyjnych;
4) przygotowywanie projektów umów i porozumień;
5) opracowywanie na potrzeby Wójta, oraz w celu przedstawienia Radzie, jej komisjom oraz innym organom administracji rządowej sprawozdań, analiz i bieżących informacji
o realizacji powierzonych zadań;
6) przygotowywanie projektów odpowiedzi na wnioski komisji, interpelacje radnych oraz wystąpienia posłów i senatorów;
7) rozpatrywanie skarg i wniosków obywateli;
8) prowadzenie postępowania administracyjnego indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej;
9) stosowanie obowiązującego jednolitego rzeczowego wykazu akt;
10) przestrzeganie procedury dotyczącej wewnętrznego obiegu akt;
11) wykonywanie zadań wynikających z przepisów dotyczących statystyki państwowej;
12) prowadzenie spraw z zakresu zamówień publicznych;
13) przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych i ochronie informacji niejawnych;
14) prowadzenia metryki każdej nowo rozpoczętej sprawy administracyjnej;
15) samokontrola prawidłowości wykonywania własnej pracy w oparciu o obowiązujące przepisy prawa i obowiązki wynikające z zakresu czynności służbowych.
§ 18. Do ogólnych zadań pracownika należy:
1) dbałość o wykonywanie zadań publicznych oraz o środki publiczne, z uwzględnieniem interesu publicznego i indywidualnych interesów obywateli,
2) wykonywanie zadań sprawnie, sumiennie, bezstronnie i terminowo,
3) dochowanie tajemnicy służbowej chronionej ustawowo,
4) zachowanie uprzejmości  w kontaktach z obywatelami, zwierzchnikami, podwładnymi oraz współpracownikami,
5) zachowanie się z godnością w pracy i poza nią,
6) stałe podnoszenie umiejętności i kwalifikacji zawodowych,
7) przygotowanie projektów uchwał, materiałów, sprawozdań i analiz na sesje Rady oraz potrzeby Wójta,
8) realizacja zadań wynikających z uchwał Rady,
9) współdziałanie ze Skarbnikiem w zakresie opracowywania projektu budżetu,
10) prowadzenie w zakresie swoich właściwości postępowań administracyjnych w indywidualnych sprawach oraz przygotowanie projektów decyzji, zarządzeń, umów i postanowień, projekty uchwał, porozumień, umów, zarządzeń, regulaminów,
11) znajomość przepisów prawnych dot. zakresu zadań własnego stanowiska pracy,
12) przygotowywanie i przekazywanie zbioru dokumentów do archiwizacji,
13) stałe usprawnianie przepływu informacji między stanowiskami pracy w celu poprawy jakości pracy,
14) sprawdzanie i rozliczanie faktur z zakresu prowadzonych spraw,


§ 19. l. Do zadań Referatu Organizacyjnego należą sprawy organizacji i funkcjonowania Urzędu, opracowywania projektu Statutu Gminy, obsługi Wójta, spraw pracowniczych, zapewnienia Radzie i referatom materialno-technicznych warunków pracy, obsługi prawnej, spraw obywatelskich, a w szczególności:
1) w zakresie organizacji i funkcjonowania Urzędu:
a) prowadzenie sekretariatu Wójta;
b) prowadzenie korespondencji okolicznościowej;
c) prowadzenie kancelarii Urzędu ;
d) prowadzenie spraw związanych z udzielanymi upoważnieniami i pełnomocnictwami tj: ewidencja i bieżąca ich aktualizacja;
e) prowadzenie rejestru zarządzeń Wójta oraz kierownika urzędu;
f) prowadzenie zbioru przepisów prawa miejscowego;
g) prowadzenie spraw dotyczących oświadczeń majątkowych i lustracyjnych  osób zobowiązanych do ich złożenia;
h) organizacja stażów pracowniczych, praktyk studenckich i uczniowskich w urzędzie;
i) prowadzenie spraw dotyczących upoważnień udzielanych przez Wójta do wydawania decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej;
j) wdrażanie i nadzór nad przestrzeganiem zasad instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej
i rzeczowego wykazu akt;
k)  nadzorowanie przestrzegania w Urzędzie przepisów KPA;
l) prowadzenie archiwum zakładowego;
m) nadzór nad stanem bhp i ppoż, oraz prowadzenie spraw związanych z wypadkami przy pracy;
ł) wprowadzanie treści i dokonywania zmian w treści Biuletynu Informacji Publicznej
2) w zakresie spraw kadrowych i bhp:
a) prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych;
b) nadzorowanie przestrzegania dyscypliny pracy w Urzędzie;
c) planowanie i koordynacja szkoleń i kształcenia pracowników;
d) prowadzenie dokumentacji bhp i p.poż;
e) przeprowadzanie wstępnych szkoleń z zakresu bhp i p.poż;
f) sporządzanie analiz z zakresu przestrzegania przepisów bhp i p.poż;
g) dokumentowanie ryzyka zawodowego.
3) w zakresie zapewnienia Radzie i referatom materialno-technicznych warunków pracy:
a)gospodarowanie środkami rzeczowymi, drukami i formularzami;
b) zamawianie, rozprowadzanie i ewidencjonowanie stempli i pieczęci, oraz prasy;
c) organizacja łączności telefonicznej;
d) prowadzenie spraw związanych z naprawą i konserwacją sprzętu, oraz urządzeń biurowych
stanowiących wyposażenie Urzędu;
4) z zakresu obsługi organów gminy i jednostek pomocniczych:
a) ewidencja uchwał i innych aktów Rady oraz wniosków komisji;
b) ewidencja interpelacji, zapytań i wniosków radnych;
c) przekazywanie uchwał Rady, wniosków Komisji i interpelacji radnych do realizacji odpowiednim komórkom organizacyjnym ;
d) przedkładanie Wojewodzie jako organowi nadzoru uchwał Rady;
e) dostarczenie przepisów prawa miejscowego i innych aktów prawnych jeżeli przepisy prawa tak stanowią do ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Województwa Kujawsko - pomorskiego;
f) przygotowywanie dokumentacji dla wypłaty diet radnym ;
g) koordynowanie wykonywania zadań wynikających z aktów prawnych Wójta;
h) współpraca w wykonywaniu zadań związanych z organizacją wyborów i referendów;
i) pomoc w przygotowaniu zebrań wiejskich;
j) organizacja wyborów do jednostek pomocniczych gminy;
5) z zakresu oświaty, kultury, sportu i turystyki:
a) prowadzenie spraw związanych z pełnieniem przez Gminę funkcji organu prowadzącego publiczne przedszkola , szkoły podstawowe i gimnazja;
b) prowadzenie spraw związanych z tworzeniem, przekształcaniem i likwidacją publicznych przedszkoli, szkół, gimnazjów;
c)wykonywanie zadań związanych z Systemem Informacji Oświatowych;
d)prowadzenie spraw związanych z udzielaniem pomocy materialnej o charakterze socjalnym uczniom zamieszkałym na terenie gminy;
e)prowadzenie spraw związanych z dofinansowaniem kosztów kształcenia pracowników młodocianych .
f )współpraca ze środowiskami lokalnymi w zakresie kultury;
g)prowadzenie spraw związanych z realizacją zadań Gminy w zakresie kultury fizycznej, sportu i turystyki;
h) nadzór nad działalnością stowarzyszeń działających na terenie gminy;
i) prowadzenie rejestru instytucji kultury
j) współpraca z organizacjami pozarządowymi
   2. Dodatkowo Referat Organizacyjny prowadzi sprawy:
1) wojskowe , obronne i obrony cywilnej,
2) związane z funkcjonowaniem gminnych jednostek OSP,
3) na czas kryzysu i wojny:
a) organizacja przedsięwzięć związanych z utrzymaniem kontaktów odpowiednimi służbami wojskowymi i obrony cywilnej,
b) przekazywanie informacji o sytuacjach kryzysowych w gminie do lokalnych mediów;
c) organizacja zabezpieczenia przeciwpożarowego stosownie do obowiązujących wymogów we współdziałaniu z Gminnym Zespołem Zarządzania Kryzysowego;
d) administrowanie budynkiem urzędu, zabezpieczenie lokali biurowych;
e) ewakuacja urzędu do zapasowego miejsca oraz zabezpieczenie pozostawionego budynku urzędu;
f) udział i zabezpieczenie planowej i doraźnej ewakuacji ludności;
g) odtwarzanie ewidencji ludności, w tym ewidencji dla potrzeb sił zbrojnych;
h) udział w opracowaniu raportu końcowego, karty zdarzenia i planu odbudowy.
i) cmentarzami;
j) f) prowadzenie spraw związanych z organizowaniem zbiórek publicznych
i zgromadzeń
4) ewidencji i przechowywania materiałów niejawnych
5) w zakresie działalności gospodarczej:
a) prowadzenie ewidencji działalności gospodarczej,
b) prowadzenie spraw dotyczących wydawania i cofania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych;
c) przygotowywanie projektów uchwał dotyczących usytuowania miejsc i warunków sprzedaży napojów alkoholowych;
d) kontrola placówek gastronomicznych i handlowych w zakresie przestrzegania zasad obrotu napojami alkoholowymi;
e) współudział w ustaleniu godzin pracy placówek handlowych;
f) wydawanie zezwoleń na przewozy regularne specjalne
3. W razie  nieobecności Kierownika  Urzędu Stanu Cywilnego i ewidencji ludności załatwianie bieżących spraw należących do jego kompetencji.
4. Referat przy znakowaniu spraw używa symbolu ORG.
§ 20. l. Do zadań Referatu Finansów i Rachunkowości  należą sprawy budżetu i finansów gminy, a w szczególności:
1) przygotowywanie materiałów do opracowania projektu budżetu Gminy;
2) wykonywanie budżetu i nadzór nad jego realizacją w tym:
a) opracowanie układu wykonawczego budżetu wraz z planami finansowymi jednostek
i zakładów budżetowych i przedłożenie do zatwierdzenia Wójtowi;
b) przyjmowanie wniosków w sprawie zmian w budżecie Gminy i planach finansowych;
c) sporządzanie projektów uchwał i zarządzeń w sprawie zmian w budżecie Gminy;
d) sporządzanie sprawozdań zbiorczych z wykonania budżetu i informacji z realizacji zadań dla potrzeb Rady i Wójta;
e) przedkładanie Regionalnej Izbie Obrachunkowej jako organowi nadzoru uchwałę budżetową, uchwałę w sprawie absolutorium oraz inne uchwały rady gminy i zarządzenia wójta objęte zakresem nadzoru regionalnej izby obrachunkowej.
f) bieżące przekazywanie informacji o dokonanych zmianach w budżecie jednostkom
i zakładom budżetowym;
3) opracowanie harmonogramu realizacji dochodów i wydatków;
4) prowadzenie rachunkowości Urzędu i gminnych jednostek organizacyjnych wg zakładowego planu kont;
5) prowadzenie rachunkowości budżetu Gminy według odrębnego zakładowego planu kont;
6) sporządzanie jednostkowej i zbiorczej sprawozdawczości budżetowej Gminy w terminach określonych przepisami prawa;
7) prowadzenie rachunkowości środków pozabudżetowych i funduszy celowych;
8) ewidencja wartości majątku urzędu i gminnych jednostek organizacyjnych;
9) realizowanie wydatków osobowych Urzędu i gminnych jednostek organizacyjnych o ile statuty lub regulaminy tych jednostek tak stanowią;
10) dokonywanie naliczeń diet radnym i sołtysom,
11) sporządzanie deklaracji podatku od towarów i usług VAT w obowiązujących terminach;
12) obsługa finansowa programów współfinansowanych ze środków pomocowych oraz Unii Europejskiej:
13) opracowywanie analiz zdolności kredytowej;
14) przeprowadzanie zamówień publicznych na usługi bankowe budżetu gminy i jednostek organizacyjnych , zaciągnięcie kredytów;
15) obsługa kredytów i pożyczek;
16) sporządzanie zbiorczych bilansów jednostek i zakładów budżetowych;
18) sporządzanie bilansu budżetu Gminy;
19) z zakresu podatków i opłat lokalnych:
a) prowadzenie wymiaru podatków i opłat lokalnych na podstawie ustaw i uchwał Rady
Gminy,
b) prowadzenie kart gospodarczych,
c) prowadzenie spraw związanych z udzieleniem ulg inwestycyjnych,
d) prowadzenie ewidencji księgowej należnych i pobranych podatków, opłat oraz niepodatkowych należności pieniężnych;
e) prowadzenie nadzoru i kontroli w zakresie powszechności opodatkowania;
f) analiza zaległości podatkowych;
g) rozliczanie inkasentów podatków i opłat naliczanie prowizji za inkaso;
h) wydawanie zaświadczeń zgodnie z ordynacją podatkową oraz zaświadczeń
w sprawach do których nie stosuje się przepisów ordynacji podatkowej na podstawie ewidencji księgowej;
i) załatwianie wniosków przedsiębiorców w sprawie ulg podatkowych zgodnie z ustawą o warunkach dopuszczalności i nadzorowaniu pomocy publicznej dla przedsiębiorców, wydanych na jej podstawie rozporządzeń oraz na podstawie programu pomocy  dla przedsiębiorców;
20) realizacja zadań operacyjnych na czas kryzysu i wojny;
21) przekazywanie zbioru z ewidencji podatkowej nieruchomości oraz współpraca w pracach przygotowawczych do powszechnego spisu rolnego;
22) prowadzenie zakładowej działalności socjalnej.
2. Referat przy znakowaniu spraw używa symbolu FIN.
§ 21. 1. Do zadań Referatu  Rolnictwa, Ochrony Środowiska, Budownictwa i Gospodarki Komunalnej należy w szczególności:
1) opracowanie studiów, analiz oraz projektów założeń planów rozwoju Gminy;
2) opracowywanie wieloletnich rocznych planów inwestycyjnych Gminy;
3) zabezpieczenie niezbędnej dokumentacji prawnej i technicznej dla planowanych zadań inwestycyjnych na terenie Gminy;
4) dokonywanie kalkulacji kosztów dla planowanych robót inwestycyjnych;
5) przygotowywanie materiałów do organizowania przetargów na planowane roboty
z zakresu inwestycji;
6) przygotowanie projektów umów z wykonawcami na roboty projektowe oraz na roboty budowlano – montażowe;
7) zapewnienie nadzoru inwestycyjnego nad realizowanymi zadaniami inwestycyjnymi;
8) przygotowywanie niezbędnych dokumentów umożliwiających występowanie o środki finansowe poza środkami budżetowymi Gminy;
9) dokonywanie końcowego rozliczenia inwestycji;
10) zapewnienie nadzoru nad robotami remontowymi;
11) prowadzenie spraw związanych z opracowaniem i zatwierdzaniem studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego gminy;
12) prowadzenie spraw związanych z opracowaniem i zatwierdzaniem miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego gminy;
13) prowadzenie spraw związanych z wprowadzaniem zmian do miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego;
14) przeprowadzanie analizy skutków uchwalenia i zmian do miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego;
15) sporządzanie i wydawanie wypisów i wyrysów z miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego;
16) przygotowanie decyzji o warunkach zabudowy, decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego;
17)przygotowywanie, realizacja i rozliczanie inwestycji i remontów;
18)prowadzenie spraw związanych z nabywaniem nieruchomości w celu tworzenia gminnych
zasobów nieruchomości poprzez wykup nieruchomości, komunalizację, darowizny, korzystanie z prawa pierwokupu;
19)prowadzenie spraw związanych z przygotowywaniem, organizacją i przeprowadzaniem przetargów na sprzedaż, oddanie w użytkowanie wieczyste oraz dzierżawę nieruchomości stanowiących własność Gminy;
20)prowadzenie spraw związanych z bezprzetargowym obrotem nieruchomościami będącymi własnością Gminy, a także oddawaniem ich w trwały zarząd, użytkowanie, użyczenie;
21)przygotowywanie dokumentów oraz wydawanie decyzji zatwierdzających podziały nieruchomości na terenie gminy oraz rozgraniczenia;
22)oddawanie w dzierżawę gruntów rolnych i ustalanie opłat z tego tytułu oraz sporządzani umów dzierżawy gospodarstw rolnych z celach emerytalnych
23)wnioskowanie o wyłączenie z produkcji rolniczej gminnych gruntów rolnych;
24)prowadzenie spraw związanych z nadawaniem nazw placów i ulic;
25)numeracja porządkowa nieruchomości;
26)nadzór nad targowiskami ;
27)prowadzenie spraw związanych z infrastrukturą techniczną, w szczególności dotyczących:
a) bieżącego utrzymania, remontów, ochrony i organizacji ruchu drogowego, pasów drogowych dróg gminnych;
b) bieżącego utrzymania obiektów drogowych;
c) eksploatacji oświetlenia drogowego;
d) bieżącego utrzymania zieleni gminnej;
28)prowadzenie spraw związanych z:
a) ochroną przyrody, ochroną i kształtowaniem środowiska;
b) gospodarką odpadami;
c) ochroną zwierząt;
e) utrzymaniem czystości i porządku w gminie;
29) współpraca z organizacjami pozarządowymi i organizacjami pożytku publicznego
w zakresie ekologii i ochrony zwierząt oraz ochrony dziedzictwa przyrodniczego;
30) realizacja następujących zadań na czas kryzysu i wojny :
a) utrzymanie współpracy z Gminnym Zakładem Komunalnym w Osiu w zakresie ochrony urządzeń zbiorowego i awaryjnego zaopatrzenia w wodę przed skażeniami
i zakażeniami,
b) organizacja przedsięwzięć zapewniających ochronę środowiska przed skażeniami zakażeniami w współdziałaniu z Gminnym Centrum Zarządzania Kryzysowego,
c) koordynacja zadań dotyczących budowy nowych  urządzeń komunalnych,
e) udział w opracowaniu raportu końcowego i planu odbudowy.
31) prowadzenie spraw dotyczących melioracji i rekultywacji gruntów rolnych;
32) współpraca z jednostkami obsługi i nadzoru w zakresie rolnictwa;
33) prowadzenie spraw z zakresu rolnictwa;
34) sporządzanie decyzji środowiskowych;
35) powadzenie spraw związanych z gospodarką odpadami niebezpiecznymi;
36) powadzenie spraw związanych z zezwoleniami na transport, zbiórkę i segregację odpadów;
37) nadzór nad lasami niepaństwowymi;
38) prowadzenie gospodarki zadrzewieniowej na gruntach prywatnych, a w szczególności wydawanie zezwoleń na usunięcie drzew i krzewów;
39) przygotowanie dokumentacji związanej z opłatą za gospodarcze korzystanie ze środowiska w Urzędzie Gminy.
40) związane z promocją Gminy;
41) realizacją postanowień ustawy w sprawie zwrotem podatku akcyzowego.
2. Referat przy znakowaniu spraw używa symbolu ROŚBiGK
§ 22. Do zadań Urzędu Stanu Cywilnego należy w szczególności :
1) sporządzanie aktów stanu cywilnego, odpisów i zaświadczeń z aktów stanu cywilnego,
2) aktualizacja aktów stanu cywilnego,
3) celebrowanie uroczystości ślubnych i jubileuszowych z okazji 50-lecia pożycia małżeńskiego,
4) prowadzenie spraw wynikających z kodeksu cywilnego, kodeksu rodzinnego opiekuńczego, ustawy prawo o aktach stanu cywilnego oraz ustawy o zmianie imion i nazwisk,
5) prowadzenie archiwum akt stanu cywilnego,
6) przyjmowanie oświadczeń o:
a) wstąpieniu w wiązek małżeński;
b) braku okoliczności wyłączających zawarcie związku małżeńskiego;
c) wyborze nazwiska, jakie będą nosić małżonkowie i dzieci zrodzone z małżeństwa;
d) uznaniu dziecka;
e) nadaniu dziecku nazwiska męża matki;
f) wskazanie kandydata na opiekuna prawnego;
7) realizacja następujących zadań na czas kryzysu i wojny :
a) zabezpieczenie akt stanu cywilnego przed zniszczeniem oraz przygotowanie ich do ewakuacji w sytuacji wojny lub kryzysu;
b) prowadzenie rejestru osób poległych w wyniku działań wojennych, udział w ich identyfikacji;
c) prowadzenie akt zgonów cudzoziemców i związanej z tym dokumentacji;
d) umiejscawianie i odtwarzanie akt stanu cywilnego;
8) w zakresie spraw obywatelskich:
a) prowadzenie ewidencji ludności oraz wykonywanie zadań dotyczących tworzenia banku danych w ramach Rządowego Centrum Informatycznego PESEL;
b) prowadzenie postępowań wyjaśniających i kontrolnych z zakresu obowiązku meldunkowego;
c) wydawanie dokumentów tożsamości i prowadzenie ewidencji w tym zakresie;
d) sporządzanie wykazów dzieci podlegających obowiązkowi szkolnemu;
e) prowadzenie rejestru wyborców i sporządzanie spisów wyborców dla potrzeb wyborów;.
2. Urząd Stanu Cywilnego przy znakowaniu spraw używa symbolu USC.
§ 23.1. Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych odpowiada za zapewnienie przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych
2. Do zadań pełnomocnika ochrony należy:
    1)    zapewnienie ochrony informacji niejawnych, w tym stosowanie środków bezpieczeństwa fizycznego;
    2)    zapewnienie ochrony systemów teleinformatycznych, w których są przetwarzane informacje niejawne;
    3)    zarządzanie ryzykiem bezpieczeństwa informacji niejawnych, w szczególności szacowanie ryzyka;
    4)    kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji, w szczególności okresowa (co najmniej raz na trzy lata) kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów;
    5)    opracowywanie i aktualizowanie, wymagającego akceptacji kierownika jednostki organizacyjnej, planu ochrony informacji niejawnych w jednostce organizacyjnej, w tym w razie wprowadzenia stanu nadzwyczajnego, i nadzorowanie jego realizacji;
    6)    prowadzenie szkoleń w zakresie ochrony informacji niejawnych;
7)    prowadzenie zwykłych postępowań sprawdzających oraz kontrolnych postępowań sprawdzających;
 8) prowadzenie aktualnego wykazu osób zatrudnionych lub pełniących służbę w jednostce  organizacyjnej albo wykonujących czynności zlecone, które posiadają uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych, oraz osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub je cofnięto,
    9)    przekazywanie odpowiednio ABW lub SKW do ewidencji, osób uprawnionych do dostępu do informacji niejawnych, a także osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub wobec których podjęto decyzję o cofnięciu poświadczenia bezpieczeństwa, na podstawie wykazu, o którym mowa w pkt 8.

§ 24. 1 Zadania, o których mowa w § 22  ust. 2, pełnomocnik ochrony realizuje przy pomocy  Pionu ochrony wyodrębnionej i podległej mu komórki organizacyjnej do spraw ochrony informacji niejawnych.
      2. Pion ochrony tworzą:
1)pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych
2) pracownik ds. ewidencji i przechowywania materiałów niejawnych
3) administratora bezpieczeństwa informatycznego
     3. Wójt może zatrudnić zastępcę pełnomocnika, który wchodzi w skład pionu ochrony.
      4. Szczegółowe zadania i obowiązki , a także zakres odpowiedzialności pracowników pełniących funkcje wymienione w ust. 2 i 3 określą indywidualne zakresy czynności.


§ 25. Projekty uchwał powinny być opracowane w sposób kompleksowy, pozwalający na wszechstronną analizę zagadnień, ich ocenę, oraz ustalenie właściwych kierunków i środków dalszego działania.
§ 26. Projekty aktów prawnych wydawanych przez Radę Gminy oraz Wójta Gminy powinny być opracowywane zgodnie z zasadami techniki prawodawczej przy odpowiednim wykorzystaniu Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 czerwca 2002 r. w sprawie  „Zasad techniki prawodawczej”
§ 27. l. Projekt aktu prawnego przed wniesieniem pod obrady powinien być uzgodniony:
1) z Sekretarzem, jeżeli dotyczy spraw organizacyjnych;
2) ze Skarbnikiem, jeżeli dotyczy zadań budżetowych lub ma spowodować inne skutki finansowe;
3) innymi jednostkami organizacyjnymi, jeżeli nakłada na nie nowe zadania lub obowiązki;
4) z radcą prawnym pod względem formalno-prawnym i redakcyjnym.
     2. Po dokonaniu uzgodnień projekty aktów prawnych przedkładane są Wójtowi.
§ 28. 1. Uchwały Rady Gminy po ich podjęciu pracownik prowadzący obsługę Rady przekazuje kierownikom jednostek organizacyjnych (jeśli ich dotyczą), kierownikom odpowiednich komórek organizacyjnych bądź samodzielnym stanowiskom pracy.
        2. Uchwały stanowiące przepisy prawa miejscowego pracownik prowadzący obsługę Rady przesyła do ogłoszenia w sposób określony w ustawie z dnia 20 lipca 2000 r.
o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych.
3. Przepisy gminne ogłasza się  na stronie Biuletynu Informacji Publicznej gminy Osie oraz na tablicy ogłoszeń  Urzędu .

§ 29. l. Kierownicy referatów wnioskują o upoważnienie pracowników do załatwiania indywidualnych spraw z zakresu administracji publicznej.
      2. Upoważnienie może być cofnięte przez Wójta poprzez doręczenie imiennego pisemnego zawiadomienia pracownikowi, którego to dotyczy.
§ 30. Przy załatwianiu spraw pracownicy nie prowadzą korespondencji międzyreferatowej.
§ 31. 1. Wójt przyjmuje obywateli w sprawach skarg i wniosków w każdy wtorek  w godzinach pracy Urzędu.
      2. W miarę potrzeb Wójt może upoważnić Sekretarza i Skarbnika do przyjmowania obywateli w sprawach skarg i wniosków.
§ 32. Skargi i wnioski wpływające do Urzędu w formie pisemnej i faksem są ewidencjonowane w rejestrze skarg i wniosków.
§ 33. Odpowiedzi na skargi dotyczące pracy Urzędu podpisuje Wójt .
§ 34. Przyjmowanie, rozpatrywanie i załatwianie skarg i wniosków w Urzędzie koordynuje Sekretarz Gminy przy współpracy Referatu Organizacyjnego.


§ 35. Kontrola ma na celu zapewnienie Wójtowi informacji umożliwiających sprawne kierowanie Urzędem.
§ 36. 1. System kontroli w Urzędzie obejmuje kontrolę wewnętrzną i zewnętrzną.
2. Kontrolę wewnętrzną w Urzędzie wykonują:
1) Sekretarz Gminy i  Referat Organizacyjny w zakresie:
a) przestrzegania KPA i instrukcji kancelaryjnej,
b) przestrzegania dyscypliny pracy,
c) przestrzegania tajemnicy państwowej i służbowej,
2) Referat Finansowy w zakresie prawidłowości gospodarowania środkami budżetowymi.
3. Kontrolę przeprowadza się w celu:
1) zebrania informacji niezbędnej Wójtowi,
2) zbadania skarg i wniosków,
3) sprawdzenie rzetelności udzielanych informacji i wyjaśnień.

§ 37. 1. Korespondencję wychodzącą z Urzędu podpisuje Wójt lub osoba pisemnie przez niego upoważniona.
      2. Wójt osobiście podpisuje:
1)     zarządzenia;
2)     dokumenty kierowane do organów administracji rządowej;
3)     dokumenty kierowane do organów samorządu terytorialnego;
4)     odpowiedzi na interpelacje radnych i wniosków posłów;
5)     odpowiedzi na skargi i wnioski.  
   3. Sekretarz  w ramach udzielonych mu przez Wójta uprawnień:
1) podpisuje dokumenty wymienione w ust. 1 pkt 2-5  w razie nieobecności wójta;
3) podpisuje bieżącą korespondencję Urzędu.
§ 38.Wójt może upoważnić kierowników referatów do podpisywania korespondencji dotyczącej spraw pozostających w zakresie działania referatów, w tym do wydawania decyzji administracyjnych z zakresu administracji publicznej, z wyjątkiem spraw zastrzeżonych do osobistej akceptacji.



§ 39. 1.Do składania zamówień na pieczęcie urzędowe dla poszczególnych referatów oraz pieczęci imiennych upoważnieni są kierownicy referatów.
         2. Zamówienie na pieczęcie należy składać kierownikowi Referatu Organizacyjnego.   
         3. Kierownik dokonuje weryfikacji treści zamówionych pieczęci pod kątem zgodności z    
 instrukcją kancelaryjną, Regulaminem Organizacyjnym Urzędu oraz wydanymi przez Wójta upoważnieniami.
         4. Zlecenie podpisuje Wójt  albo Sekretarz oraz Skarbnik Gminy.
         5. Wykonane pieczęcie rejestrowane są przez Kierownika Referatu Organizacyjnego w rejestrze pieczęci urzędowych.
          6. Pracownik, z którym rozwiązana została umowa o pracę jest zobowiązany rozliczyć się z pobranych pieczęci.
          7. Decyzje, postanowienia z zakresu administracji publicznej opatrywane są pieczęcią nagłówkową Wójta, pieczęcią okrągłą z godłem państwowym i napisem w otoku "Wójt Gminy Osie" oraz pieczęcią imienną Wójta lub Sekretarza z upoważnienia Wójta.
          8. Na urzędowych dokumentach okolicznościowych, dokumentach o charakterze reprezentacyjnym, sygnowanych przez Wójta  lub Przewodniczącego Rady Gminy Osie może być stosowana pieczęć urzędowa z wizerunkiem herbu Gminy Osie.
          9. Pieczęcie urzędowe przechowywane są w sejfie. Za ich przechowywanie odpowiedzialne jest stanowisko ds. obsługi sekretariatu Wójta.



§ 40. Pracownicy Urzędu mają obowiązek zapoznania się z treścią Regulaminu i jego przestrzegania.
§ 41. Wprowadza się strukturę stanowisk Urzędu Gminy Osie, stanowiącą załącznik do Regulaminu.
§ 42. Traci moc zarządzenia nr 57/07 Wójta Gminy  Osie z dnia 31 grudnia 2007 r.  w sprawie nadania regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy Osie , zarządzenie Nr 83/08 Wójta Gminy Osie z dnia 31 lipca 2008 r. w sprawie zmiany regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy Osie zarządzenie Nr 161/09 Wójta Gminy Osie z dnia 28 października 2009 r. zmieniające zarządzenie w sprawie nadania regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy Osie, zarządzenie Nr 178/10 Wójta Gminy Osie z dnia 3 lutego 2010 r. zmieniające zarządzenie w sprawie nadania regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy Osie, zarządzenie Nr 238/10 Wójta Gminy Osie z dnia 6 grudnia 2010 r. zmieniające zarządzenie w sprawie nadania regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy Osie

§ 43.Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 października  2012 r.



                                                                                      Wójt Gminy Osie
                                                                                      (-) Michał Grabski














W skład Urzędu oprócz Wójta Gminy i Sekretarza Gminy wchodzą następujące komórki organizacyjne i stanowiska pracy :

1. Referat Organizacyjny
- kierownik referatu Organizacyjnego pełniący jednocześnie funkcję pełnomocnika Ochrony  Informacji Niejawnych;
-  ds. obsług rady gminy i oświaty i zastępca kierownika USC;
- ds. działalności gospodarczej i jednocześnie pełnomocnik wójta ds. profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych;
- ds. zarządzania kryzysowego i obronności
- ds. współpracy  z organizacjami pozarządowymi, kultury, sportu, turystyki  i sekretariatu;
- pracownik gospodarczy-palacz;
- sprzątaczka.

2. Referat Finansów i Rachunkowości

- skarbnik gminy sprawujący jednocześnie  kierownik referatu;
- ds. księgowości budżetowej i podatków;
-  księgowa;
- ds.  podatków;
- ds.  wymiaru podatków.

3. Referat Rolnictwa, Ochrony Środowiska, Budownictwa i Gospodarki
    Komunalnej
- kierownik referatu  Rolnictwa, Ochrony Środowiska, Budownictwa i Gospodarki
   Komunalnej  pełniący jednocześnie funkcję  administrator systemów teleinformatycznych i administratora bezpieczeństwa informatycznego;
- ds. gospodarki nieruchomościami  i zamówień publicznych
- ds. gospodarki wodnej i melioracji;
- ds. budownictwa i ochrony przyrody;
- ds. gospodarki odpadami i promocji gminy;
- pracownicy gospodarczy;
- pomoce administracyjne.

4. Urząd Stanu Cywilnego  
- kierownik Urzędu Stanu Cywilnego   i  ds. ewidencji ludności.








Do pobrania:
Zarządzenie Nr 116/12 pobierz>>> (171kB)